Vraag en antwoord
Tijdens onze webinars en gesprekken bij onze beursstands tonen veel praktijken interesse. Hieronder vindt u antwoord op de meest gestelde vragen over Sendi Vaccinaties, uw gehele vaccinatiecampagne online.
Praktisch
Tot wanneer kunnen wij onze praktijk aanmelden?
Er is geen keiharde deadline voor het aanmelden van uw praktijk. Het is alleen wel belangrijk dat uw patiënten op tijd worden geïnformeerd, denk aan een melding op de website en een video op het wachtkamerscherm.
Daarom adviseren wij om vóór 30 juni de knoop definitief door te hakken. Dan kunt u uw patiënten gaan informeren.
Goed om te weten: met de inrichting van uw campagne kunt u gerust wachten tot na de zomer, dat heeft echt geen haast.
Moeten we het briefpapier al bij SNPG bestellen?
Nee hoor, dat hoeft niet. Op 2 juni zijn de vaccins (hopelijk) besteld. De bestelling voor het briefpapier kan nog wel even wachten.
Wij hebben dit ook afgestemd met SNPG, dit kan sowieso nog t/m augustus. Als u met Sendi Vaccinaties gaat werken zullen wij u laten weten wanneer de infographics besteld moeten worden en waar ze bezorgd mogen worden. Ook denken we met u mee over de aantallen, want die zullen veel lager zijn dan vorig jaar omdat het grootste gedeelte nu via SMS wordt verzonden.
Kunnen we met meerdere praktijken in één omgeving werken?
Zeker weten. U kunt meerdere praktijken in één gezamelijke omgeving beheren. Patiënten worden gekoppeld aan de juiste praktijk en u houdt per praktijk overzicht in communicatie, planning en statistieken.
De facturatie kan gesplits worden per praktijk of er wordt één gezamenlijke factuur gemaakt.
Gaat het importeren van de patiëntenlijsten wel goed?
Is Sendi Vaccinaties toegankelijk voor een diverse patiëntengroep?
Ja. Bij de ontwikkeling van Sendi Vaccinaties is veel aandacht besteed aan toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid voor verschillende doelgroepen. De oplossing is positief getoetst door Digizo. Daarnaast kan de patiënt bij de relevante informatie kiezen voor de eigen taal. Zo wordt belangrijke informatie voor meer patiënten begrijpelijk en toegankelijk, en ondersteunt Sendi Vaccinaties duidelijke communicatie rondom de vaccinatie.
Is Sendi Vaccinaties veilig in gebruik?
Jazeker! Met Sendi Vaccinaties kiest u voor een veilige en betrouwbare oplossing van Medi-Link. Privacy en informatiebeveiliging staan centraal: het platform voldoet aan de geldende regelgeving, waaronder de AVG, en Medi-Link beschikt over certificeringen als NEN 7510, ISO 9001 en ISO 27001. Uw gegevens en die van uw patiënten worden opgeslagen in Nederlandse datacenters en zorgvuldig beschermd.
Kun je aparte uitnodigingen sturen naar verschillende patiëntgroepen?
Ja, dat kan. U kunt in Sendi Vaccinaties verschillende labels aanmaken per patiëntengroep en de tekst en uitleg hierop aanpassen.
Kosten
Worden er extra sms-kosten berekend bij herinneringen?
Nee hoor, u betaalt bij Sendi Vaccinaties per uitnodiging. We kijken niet naar het aantal sms-berichten dat is verstuurd. De prijs per uitnodiging is dus een all-in tarief, waarbij alle sms’jes, ook de herinneringen, in de prijs zitten in begrepen.
Welke prijs wordt er gerekend als er toch een brief wordt gestuurd?
Als een patiënt niet via sms bereikt kan worden (bijvoorbeeld omdat er geen 06-nummer bekend is of omdat de sms niet wordt geopend), wordt er alsnog een brief gestuurd. Dit regelen wij ook voor u. In dat geval wordt alleen de prijs van de briefuitnodiging gerekend, óók als er eerder al sms’jes naar deze patiënt verstuurd zijn.
Worden er kosten gerekend voor de HIS-koppeling?
Nee. Er zitten geen kosten verbonden aan koppelingen met het HIS of het gebruik van de importfunctionaliteit in uw HIS.
Wat kost Sendi Vaccinaties?
U betaalt alleen voor wat u daadwerkelijk gebruikt. We houden het graag helder en transparant, zodat u in de real-time inzichten altijd precies ziet wat er is verstuurd en welke kosten daarbij horen. Bij ons geen starttarief, geen setupkosten en geen onverwachte extra’s. U weet vooraf waar u aan toe bent. U betaalt alleen per uitnodiging (inclusief reminder(s)) zonder extra sms-kosten. Bovendien houden u en uw patiënt onbeperkt toegang tot uw online omgeving, ook nadat de vaccinatieronde is afgerond. Zie Transparante kosten voor een volledig kostenoverzicht.
Patiënt communicatie
Wat gebeurt er als een patiënt geen telefoonnummer heeft?
Als we geen mobiel nummer hebben, maar wél een e-mailadres, dan sturen we eerst een e-mail met het verzoek het mobiele nummer door te geven. Zodra de patiënt dat invult, wordt er alsnog een sms-uitnodiging gestuurd.
Als we ook geen e-mailadres hebben, dan wordt er automatisch een brief gestuurd. We willen graag zoveel mogelijk mensen digitaal bereiken, maar als dat niet mogelijk is dan gebruiken we gewoon de fysieke post.
Hoe wordt omgegaan met dubbele telefoonnummers?
We weten dat een mobiel nummer soms door meerdere patiënten gebruikt wordt, bijvoorbeeld bij oudere echtparen. In zulke gevallen is het lastig om de privacy te waarborgen.
In overleg met het RIVM en het SNPG hebben we daarom besloten dubbele telefoonnummers niet toe te staan. U krijgt een melding wanneer dit voorkomt in de patiëntenlijst en kunt dan het nummer bij één patiënt laten staan of helemaal weghalen zodat er automatisch brieven worden gestuurd.
Wat gebeurt er als een patiënt de sms niet opent?
Als een patiënt de uitnodiging niet leest, wordt er eerst een herinnering gestuurd. U bepaalt zelf welke periode er tussen de eerste uitnodiging en de herinnering zit.
Als de patiënt dan nog niet opent, sturen we alsnog een brief. We rekenen dan alleen de prijs van een briefuitnodiging.
Hebben jullie communicatiemateriaal beschikbaar om patiënten te informeren?
Ja, dat hebben we zeker. We hebben o.a. een wachtkamerschermvideo, een poster voor op de praktijk en teksten die u op uw website kunt plaatsen.
Het is belangrijk uw patiënten zo goed en zo snel mogelijk te informeren over deze nieuwe manier van werken. Hoe beter de patiënten op de hoogte zijn, hoe groter de kans op een succesvollere campagne (en lagere kosten!).
Over Sendi
Wat is Sendi Vaccinaties?
Sendi Vaccinaties is een slim online hulpmiddel voor huisartsenpraktijken om vaccinatierondes efficiënt te organiseren. Het ondersteunt bij het uitnodigen van patiënten, het beantwoorden van vragen en het inzichtelijk maken van de voortgang, allemaal in één overzichtelijke omgeving. Zo bespaart de praktijk tijd, verloopt de communicatie gestructureerd en houdt u meer grip op het hele proces. Met Sendi Vaccinaties digitaliseert u het vaccinatieproces op een manier die werkt voor ú en uw patiënten.
Hoe werkt Sendi Vaccinaties in de praktijk?
Met Sendi Vaccinaties organiseert u een vaccinatieronde snel en overzichtelijk. U maakt een campagne aan, importeert de patiëntenlijst en plant de vaccinatiedag in. Daarna ontvangen patiënten een sms-uitnodiging met een persoonlijke link naar hun afspraak en duidelijke informatie over het belang van de griep- of pneumokokkenprik. Komt het tijdstip niet uit, dan kunnen zij de afspraak eenvoudig zelf verzetten. Op de vaccinatiedag scant u de QR-code van de patiënt voor een snelle registratie, terwijl u ondertussen realtime zicht houdt op de hele planning en opkomst.
Zie Zo werkt het voor een volledige uitleg.
Werkt Sendi Vaccinaties samen met ons HIS?
Ja, Sendi Vaccinaties sluit aan op de volgende HIS-systemen:
- Sanday
- Medicom
- HealthConnected
- CGM Huisarts
- Bricks Huisarts
- MicroHIS
Dit betekent dat u aan het einde van uw campagne de vaccinaties in bulk kunt overnemen naar uw HIS.
Met PharmaPartners hebben we zelfs een samenwerking die verder gaat dan alleen een importfunctie. Hier leest u daar meer over!
Voor welke vaccins kan ik Sendi Vaccinaties gebruiken?
Met Sendi Vaccinaties organiseert u eenvoudig verschillende soorten vaccinatiecampagnes. De oplossing is oorspronkelijk ontwikkeld voor griep- en pneumokokkenrondes, maar is ook geschikt voor andere vaccinatietrajecten. Wilt u meerdere vaccinaties combineren in één uitnodiging, zoals griep en pneumokokken, dan kan dat ook. Elke vaccinatie krijgt een eigen QR-code, zodat u op de vaccinatiedag precies registreert welke vaccinatie is gegeven. Zo houdt u het proces overzichtelijk en maakt u het voor de praktijk een stuk efficiënter.
Hoe werkt de registratie op de vaccinatiedag?
Elke patiënt ontvangt een persoonlijke bar- en QR-code, zichtbaar in de afspraakinformatie via de link in het sms-bericht. Op de vaccinatiedag scant u deze code eenvoudig met uw telefoon via onze scanner functionaliteit in Sendi Vaccinaties, waarna de patiënt direct wordt geregistreerd. Zo verloopt de ontvangst snel en overzichtelijk, zonder papieren lijsten of handmatig zoeken.
In 2025 zijn via de Sendi Vaccinaties pilot bijna 40.000 patiënten uitgenodigd voor hun jaarlijkse vaccinatie.
Maar de belangrijkste opbrengst van digitaal uitnodigen zit niet alleen in het versturen ervan.
Huisartsenpraktijken geven aan dat deze manier van werken vooral bijdraagt aan:
Meer regie
en inzicht
Hogere opkomst dan
voorgaande jaren
Duurzamere
praktijkvoering
